Privacyverklaring

1. Kort overzicht

Memofreeze is een internationale applicatie met een uniform hoge standaard voor gegevensbescherming en gegevensminimalisatie.

We verwerken alleen gegevens die we nodig hebben voor het functioneren van het platform, de contractuitvoering en de ondersteuning.

Optionele analysefuncties activeren we pas na je toestemming.

2. Welke gegevens we verwerken

Afhankelijk van welke functies je gebruikt, worden verschillende gegevens verwerkt.

3. Google Analytics

Google Analytics staat standaard uit en wordt pas geladen als je toestemming geeft.

Zonder toestemming wordt er geen analytics-script geladen.

• Analyse is bedoeld om product en gebruiksvriendelijkheid te verbeteren
• Je kunt de toestemming te allen tijde weer intrekken

4. Foutbewaking (Sentry)

Voor technische stabiliteit gebruiken we in productie foutmonitoring met Sentry.

Daarbij worden vooral technische foutgegevens verwerkt zodat we problemen sneller kunnen herkennen en oplossen.

• Fout- en prestatiegegevens uit browser en server
• Technische context om problemen te kunnen reconstrueren
• In individuele gevallen kunnen ook persoonsgegevens in de foutcontext aanwezig zijn

5. Dienstverleners en gegevensoverdracht

Voor de werking gebruiken we gespecialiseerde aanbieders, onder andere voor database, e-mail, betalingen, analyse en monitoring.

Afhankelijk van de aanbieder kunnen gegevens ook buiten de EU/EEA worden verwerkt. We letten daarbij op contractuele en organisatorische beschermingsmaatregelen.

• Supabase (database, authenticatie, opslag)
• Stripe (betalingsverwerking)
• Resend (e-mailverzending)
• Cloudprinter.com (druk en verzending van eventboeken)
• Google (analyse, optionele login)
• Sentry (foutbewaking)

6. Boekdruk met Cloudprinter.com

Rechtsgrondslag: art. 6 lid 1 onder b AVG (contractuitvoering), art. 28 AVG (verwerking in opdracht)

Voor de optionele boekdruk gebruiken we Cloudprinter.com als print-on-demanddienst. Als je een eventboek bestelt, geven we de voor druk, verzending en bestelstatus benodigde gegevens door aan Cloudprinter.com.

Cloudprinter.com verwerkt deze gegevens voor de vervaardiging van het boek, de overdracht aan druk- en verzendpartners en het leveren van productie-, verzend- en trackinginformatie. Memofreeze zal deze gegevens niet voor eigen reclamedoeleinden gebruiken.

De verzonden drukbestanden kunnen persoonsgegevens bevatten, met name namen, teksten, antwoorden, stemmingen, foto's, avatars en andere inhoud die voor het eventboek is geselecteerd. Voor de bestelling kun je de drukvoorbeeld bekijken en instellen welke inhoud opgenomen moet worden.

• Ontvangers: Cloudprinter.com en de voor productie en verzending ingeschakelde druk- en verzendpartners
• Doel: aanmaak, productie, verzending, statusweergave en verwerking van de boekdrukbestelling
• Datacategorieën: druk-PDF's, bestel- en productgegevens, verzendadres, contactgegevens, betalingskoppeling, trackinggegevens
• Bewaartermijn: alleen zolang als nodig voor orderverwerking, support, bewijsvoering en wettelijke bewaarplichten

7. Bewaartermijn

We bewaren gegevens alleen zolang als nodig is voor bedrijfsvoering, contractuitvoering en wettelijke verplichtingen.

• Event- en bijdragegegevens tot verwijdering door de verwerkingsverantwoordelijke of na een gegrond verzoek tot verwijdering
• Niet-toegewezen uploads worden automatisch na korte tijd verwijderd
• Exportbestanden worden slechts tijdelijk beschikbaar gesteld
• Facturatiegerelateerde gegevens worden volgens wettelijke termijnen bewaard

8. Instellingen en toestemming

Je analyse-instelling kun je te allen tijde wijzigen. Wijzigingen gelden voor de toekomst.

9. Vragen over privacy

Als je vragen over je gegevens hebt of een privacygerelateerd verzoek wilt indienen, mail ons dan naar het onderstaande e-mailadres.

Afhankelijk van je woonplaats kun je extra rechten hebben (bijv. inzage, correctie of verwijdering).

10. Gegevensbeveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang.

11. Wijzigingen in deze verklaring

Als functies of processen veranderen, werken we deze privacyverklaring dienovereenkomstig bij.